WordをPDFに変換する方法【Windows・Mac対応】｜変更履歴の消し忘れに注意

取引先や家族から「PDFで送って」と言われて、Wordファイルのまま渡していいのか焦った経験はありませんか。自分も同じところで戸惑った一人です。

結論から言うと、Wordの標準機能だけで、たった3ステップでPDF（多くのパソコンやスマホで同じレイアウトのまま開けるファイル形式）に変換できます。

自分もWordからPDFへの変換で何度も試行錯誤し、変更履歴を消し忘れて恥ずかしい思いをした経験があります。その失敗もふまえて、失敗しない変換方法をこの記事にまとめました。

読み終える頃には、WindowsでもMacでも迷わずPDFを作れるようになっているはずです。

この記事でわかること

なぜWordをPDFに変換するのか

そもそも、なぜWordのファイルをそのまま送らず、PDFに変換するのでしょうか。理由は大きく4つあります。

まず、PDFは相手のパソコンやスマホの環境に関係なく、同じレイアウトのまま開けます。Wordのバージョンが違っても、文字がずれる心配がありません。

次に、Wordを持っていない相手にも送れます。PDFを見るためのアプリは無料で配布されていて、ほとんどの端末に標準で入っています。

さらに、フォント（文字の書体）やレイアウトが崩れにくいという安心感もあります。相手の画面で見た目が変わってしまう、という失敗を防げます。

そして、相手に勝手に編集されたくない書類にも向いています。契約書や提出書類でPDF指定されることが多いのも、この理由からです。

ここからは実際の操作方法です。Windows版のWordを使っている方は、この章の手順で進めてください（Mac版の方は次の章へどうぞ）。

補足として、「名前を付けて保存」からでも変換できます。保存画面の「ファイルの種類」で「PDF」を選ぶだけです。どちらの方法で作っても、できあがるPDFは同じです。

Mac版のWordを使っている方は、こちらの手順で進めてください。

補足として、「ファイル→プリント」を開き、左下の「PDF」メニューから保存する方法もあります。印刷イメージのままPDF化したいときに使える手段です。基本はファイルメニューからの保存で十分です。

ここからが、この記事でいちばん伝えたい内容です。WordをPDFに変換するとき、Word特有の落とし穴に気づかず、恥ずかしい思いをする方が少なくありません。自分自身の失敗もふくめて、4つの落とし穴と対処法を紹介します。

変更履歴（Wordで文書を修正した記録を残す機能）をオンにしたまま作業していると、修正した跡がそのままPDFに写ってしまいます。

対処法は、「校閲」タブ→「変更履歴」→「変更履歴の記録」をオフにし、「すべての変更を反映」してから変換することです。取引先向けの書類では特に注意が必要です。

コメント（文書に注釈を付ける機能）も同じです。内部の指摘や社外秘のメモが、そのまま相手に見えてしまうことがあります。

対処法は、「校閲」タブ→「コメント」から、すべてのコメントを削除しておくことです。変換前に「印刷レイアウト」表示で見た目を確認する習慣もおすすめです。

目次（見出しを一覧にしたページ）や脚注のリンクは、変換時の設定によってはPDF上で反応しなくなることがあります。

対処法は、PDF発行時の「オプション」画面で「文書の構造タグをアクセシビリティ用に含める」にチェックを入れることです。これでクリックできるリンクとして保持されやすくなります。

フォント埋め込み（相手のパソコンに同じフォントがなくても正しく表示される機能）が働かないと、相手の画面で書体が変わってしまうことがあります。

対処法は、発行時の「オプション」から「ISO 19005-1に準拠（PDF/A）」を選ぶことです。フォント情報ごと埋め込まれるので、レイアウト崩れを防げます。