ExcelをPDFに変換する方法【Windows・Mac対応】｜まちのスマホ・パソコン教室

取引先や家族から「Excelのファイル、PDFで送って」と言われて、内心焦ったことはありませんか。自分も同じ場面で「Excelしか持ってないのに、どうしよう」と固まってしまいました。

結論から言うと、Excel標準機能だけで、3ステップで簡単にPDF変換できます。パソコンに新しいソフトを追加する必要も、お金をかける必要もありません。

自分自身もExcel→PDF変換で試行錯誤した経験があります。変換したら表の一部が切れていた、そんな失敗も踏まえて手順をまとめました。

この記事を読めば、パソコンが苦手な方でも、今日から自分の手で失敗せずにPDF変換ができるようになります。

この記事でわかること

Excel標準機能だけでPDFに変換する「基本の3ステップ」（Windows・Mac別）
変換前に確認しておくべき落とし穴（表が切れる・空白ページが入るなど）
特定のシートや範囲だけをPDF化する方法

なぜExcelをPDFに変換するのか
【Windows編】ExcelをPDFに変換する3ステップ
【Mac編】ExcelをPDFに変換する3ステップ
変換前に必ず確認すべきこと（落とし穴回避）
特定のシートだけ・特定範囲だけPDF化する方法
- 変換パターン別・設定早見表
PDF変換でよくある失敗と対処法
まとめ
さいごに

なぜExcelをPDFに変換するのか

PDF（多くのパソコンやスマホで、レイアウトを保ちやすいファイル形式）は、Excelファイルより環境差が出にくいのが特徴です。ただし、使用フォントや変換設定によって表示が変わることがあります。

Excelを持っていない相手にも閲覧してもらいやすく、印刷用の見た目を固定しやすくなります。送信前にPDFを開き、ページ数、文字切れ、改ページ、リンクを確認してください。

さらに、PDFはExcelファイルに比べて数式や中身をうっかり書き換えられにくいというメリットもあります。書類として提出するときも安心です。

メール添付や書類提出の場面で「PDFでお願いします」と指定されることも多く、変換できると安心です。役所の手続きや取引先とのやり取りでも、PDF指定は珍しくありません。

しょーさん

自分も「PDFで送って」と言われたとき、「Excelしか持ってないんだけど…」と焦りました。でも実はExcelの標準機能でPDF化できると知って、拍子抜けするほど簡単でした。

📝 ここまでのまとめ

PDFは相手の環境に関係なく同じレイアウトで見られる
Excelを持っていない相手にも送れる
印刷・提出の場面でPDF指定されることが多い

【Windows編】ExcelをPDFに変換する3ステップ

Windows版Excelでの、一番簡単で失敗しにくい方法を紹介します。

「ファイル」タブ →「エクスポート」（別の形式で書き出すこと）→「PDF/XPSドキュメントの作成」を選ぶ
「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックし、保存先とファイル名を指定する
「発行」ボタンを押すと、PDFが完成する

補足として、「名前を付けて保存」画面でファイルの種類（拡張子＝ファイル名の最後につく「.〇〇」の部分。PDFの場合は「.pdf」）を「PDF」に変更して保存する方法もあります。どちらも結果は同じですので、迷ったら上記のエクスポートの手順で問題ありません。

なお「PDF/XPSの作成」画面の「オプション」ボタンからは、変換するページ範囲や画質を細かく指定できます。ひとまずは初期設定のままで問題ありません。

📝 ここまでのまとめ

ファイル→エクスポート→PDF/XPSドキュメントの作成が基本ルート
発行ボタンを押せば完成
名前を付けて保存からPDF指定する方法もある

【Mac編】ExcelをPDFに変換する3ステップ

Mac版Excelでの基本手順です。Windowsとはメニューの場所が異なるので、分けて覚えておくと安心です。

「ファイル」メニュー →「名前を付けて保存」を選ぶ
ファイル形式（保存する形式の種類）で「PDF」を選択する
保存先を指定して「保存」をクリックする

補足として、「ファイル」→「プリント」を開き、左下のメニューから「PDFとして保存」を選ぶ方法もあります。印刷イメージを見ながら保存したいときに便利です。

しょーさん

Windowsの「エクスポート」に対して、Mac版は「名前を付けて保存」からたどるのが基本です。呼び方が違うだけで、やっていることはほぼ同じだと分かってからは迷わなくなりました。

📝 ここまでのまとめ

ファイル→名前を付けて保存→ファイル形式でPDFを選ぶ
保存先を指定して保存すれば完成
ファイル→プリントからもPDF保存できる

変換前に必ず確認すべきこと（落とし穴回避）

PDFに変換したあとに「表の一部が切れていた」と気づくと、また作り直しになって二度手間です。送った相手にも見づらい思いをさせてしまいます。変換前に、次の点を確認しておきましょう。

印刷範囲（印刷される範囲を指定する機能）が正しく設定されているか
印刷プレビューで、表が途中で切れていないか確認する
改ページ（ページの区切り）の位置が意図通りか
拡大縮小印刷で「シートを1ページに印刷」を選べますが、横長の表は文字が小さくなりすぎるため、横1ページ・縦は自動なども検討すると、表全体を1枚に収めやすい

しょーさん

自分も一度、右端の列がごっそり切れたPDFを取引先に送ってしまったことがあります。原因は印刷範囲の設定不足でした。今は変換前に必ず印刷プレビューで確認するようにしています。この一手間で、送り直しの手間はぐっと減りました。

なお、Excelで印刷そのものがずれてしまう場合は、印刷範囲や改ページの設定を見直すと直ることが多いです。詳しい原因別の対処法は、下記の記事でも解説していますので、あわせて確認してみてください。

Excelで印刷がずれる時の対処法【原因別に解説】Excelで印刷したら表が切れる、文字が小さい、変な所で改ページされる…そんな印刷ずれの症状別に、原因と対処法をやさしく解説します。印刷プレビューの確認方法や予防策も紹介。2026年8月時点の最新Excel画面に対応。...

📝 ここまでのまとめ

印刷範囲とプレビューを変換前に必ず確認する
改ページ位置のズレも表切れの原因になる
「1ページに印刷」設定で全体を収めやすくなる

特定のシートだけ・特定範囲だけPDF化する方法

シート（Excelファイルの中の1枚1枚のタブのこと。1つのファイルに複数持てる）単位や、範囲を指定してPDF化する方法もあります。

変換パターン別・設定早見表

変換したい範囲	設定方法	注意点
ファイル全体	エクスポート時に「ブック全体」を選択	全シートがPDF化される
表示中のシートのみ	「アクティブシート」を選択	他のシートは含まれない
選択した範囲のみ	範囲を選択→印刷範囲を「選択した部分」に指定	範囲外は含まれない
特定のページのみ	発行時に「ページ指定」で開始・終了ページを入力	事前にプレビューでページ番号を確認